El Registro de Entidades Sin Animo de Lucro

A través de este registro las organizaciones civiles, las corporaciones, las fundaciones y las demás entidades sin ánimo de lucro incluyendo a las entidades del sector solidario obtienen su personalidad juridica. Ver más

Decreto 2150 de 1995

Artículo 40^o. Suprímese el acto de reconocimiento de personería jurídica de las organizaciones civiles, las corporaciones, las fundaciones, las juntas de acción comunal y de las demás entidades privadas sin ánimo de lucro.

Para la obtención de su personalidad, dichas entidades se constituirán por escritura pública o documento privado reconocido en el cual se expresará, cuando menos lo siguiente:

1. El nombre, identificación y domicilio de las personas que intervengan como otorgantes.

2. El nombre

3. La clase de persona jurídica.

4. El objeto.

5. El patrimonio y la forma de hacer los aportes.

6. La forma de administración con indicación de las atribuciones y facultades de quien tenga a su cargo la administración y representación legal.

7. La periodicidad de las reuniones ordinarias y los casos en los cuales habrá de convocarse a reuniones extraordinarias.

8. La duración precisa de la entidad y las causales de disolución.

9. La forma de hacer la liquidación una vez disuelta la corporación o fundación.

10. Las facultades y obligaciones del revisor fiscal, si es del caso.

11. Nombre o identificación de los administradores y representantes legales.

Las entidades a que se refiere este artículo, formarán una persona distinta de sus miembros o fundadores individualmente considerados, a partir de su registro ante la Cámara de Comercio con jurisdicción en el domicilio principal de la persona jurídica que se constituye.

Parágrafo. Con sujeción a las normas previstas en este capítulo, el Gobierno Nacional reglamentará la forma y los plazos dentro de los cuales las personas jurídicas de derecho privado actualmente reconocidas, se inscribirán en el registro que llevan las Cámaras de Comercio.

INSCRIPCIÓN Y TARIFAS

Decreto 2150 de 1995

Artículo 42^o. Los estatutos y sus reformas, los nombramientos de administradores, los libros, la disolución y la liquidación de las personas jurídicas formadas según lo previsto en este capítulo, se inscribirán en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el domicilio principal de la persona jurídica en los mismos términos, tarifas y condiciones previstos para el registro de actos de las sociedades comerciales.

Para la inscripción de nombramientos de administradores y revisores fiscales se requerirá la aceptación previa de las personas designadas.

Procedimiento de inscripción

Circular Externa No. 10 del 2001 SIC

Num. 1.3.2

La inscripción de los documentos y libros a que se refiere el artículo 1o. de esta resolución se efectuará en los mismos términos y condiciones establecidos para el Registro Mercantil en general y demás normas pertinentes del Código de Comercio.

Num. 1.4.8 Tarifas de los registros y su publicidad

Con el fin de dar estricto cumplimiento a las disposiciones sobre tarifas de Registro Mercantil, Proponentes y Entidades sin Animo de Lucro, asignadas por el Gobierno Nacional a las Cámaras de Comercio para la prestación del servicio público del registro, los valores allí establecidos son los únicos derechos que las Cámaras de Comercio están autorizadas para recaudar.

Por consiguiente, no está permitido que bajo denominaciones diferentes u otros conceptos, se cobren valores adicionales a los usuarios de los registros asignados a las Cámaras de Comercio.

Las Cámaras de Comercio deberán cobrar a sus usuarios exclusivamente los conceptos previstos y solamente las tarifas autorizadas por el Gobierno Nacional, de conformidad con lo dispuesto en los Decretos 457 y 458 de 1995 y el num. 1.2.3 del presente título.

El inciso anterior fue derogado por el decreto 393 del 2002 que señaló las tarifas de los registros públicos.

Dichas tarifas, lo mismo que el valor que de acuerdo con la ley se cobrará por las copias de los asientos de los registros, deberán publicarse en un lugar fácilmente visible a la entrada de cada área de atención al público.

Decreto 393 de 2002

Artículo 30o. Extensión de las tarifas y derechos. Los conceptos previstos en el presente decreto constituyen los únicos derechos que las Cámaras de Comercio están autorizadas para cobrar por concepto de las obligaciones legales de matrícula, renovación e inscripción en el registro mercantil y por los correspondientes al registro de proponentes. Por lo tanto, queda prohibido que bajo denominaciones diferentes u otros conceptos se cobren valores adicionales a los usuarios de estos registros.

Cualquier información que la Cámara de Comercio obtenga con base en los datos suministrados para efecto de los registros públicos a su cargo deberá ser:

a) De conocimiento público, es decir, accesible al público en general; y

b) Gratuita, es decir, no se podrá cobrar ningún concepto por la información proporcionada.

EXCEPCIONES EN EL REGISTRO DE ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO

Decreto 2150 de 1995

Artículo 45^o. Lo dispuesto en este capítulo no se aplicará para las instituciones de educación superior; las instituciones de educación formal y no formal a que se refiere la ley 115 de 1994; las personas jurídicas que prestan servicios de vigilancia privada; las iglesias, confesiones y denominaciones religiosas, sus federaciones, confederaciones y asociaciones de ministros; las reguladas por la Ley 100 de 1993 de Seguridad Social, los sindicatos y asociaciones de trabajadores y empleadores; partidos y movimientos políticos; Cámaras de Comercio, a las organizaciones comunitarias de Primero, Segundo, Tercero y Cuarto Grado y las demás personas jurídicas respecto de las cuales la ley expresamente regula en forma específica su creación y funcionamiento, todas las cuales se regirán por normas especiales. (Adicionado por la Ley 537 de 1999, en cuanto incluye dentro de las excepciones del Registro de Entidades sin Animo de lucro en las Cámaras de Comercio a las Juntas de Acción Comunal.)

Decreto 427 de 1996

Artículo 3o. Se exceptúan de esto registro, además de las personas jurídicas contempladas en el artículo 45o. del Decreto 2150 de 1995; las siguientes:

1. Entidades privadas del sector salud de que trata la Ley 100 de 1993.

2. Las sociedades de gestión colectiva de derechos de autor y derechos conexos de que trata la Ley 44 de 1993.

3. Las personas jurídicas extranjeras de derecho privado sin ánimo de lucro, con domicilio en el exterior y que establezcan negocios permanentes en Colombia.

4. Establecimientos de beneficencia y de instrucción pública de carácter oficial y corporaciones y fundaciones creadas por leyes, ordenanzas, acuerdos y decretos, regulados por el Decreto 3130 de 1968 y demás disposiciones pertinentes.

5. Las propiedades regidas por las leyes de propiedad horizontal, reguladas por las Leyes 182 de 1948 y 16 de 1945.

6. Cajas de Compensación familiar reguladas por la Ley 21 de 1982.

7. Cabildos indígenas regulados por la Ley 89 de 1890.

8. Entidades que conforman el Sistema Nacional del Deporte de los niveles nacional, departamental y municipal regulados por la Ley 181 de 1995 y Decreto Ley 1228 de 1995.

9. Organizaciones gremiales de pensionados de que trata la Ley 43 de 1984.

10. Las casas-cárcel de que trata la Ley 65 de 1993.

Juntas de Acción Comunal

Ley 537 de 1999

Artículo 1o. Adicionase en el artículo 45o. del Capítulo II del Decreto Ley 2150 de 1995, en lo atinente a las Juntas de Acción Comunal: a las organizaciones Comunitarias de Primero, Segundo. Tercero y Cuarto grado.

El Artículo 45^o. quedará así:

Artículo 45^o. Lo dispuesto en este capítulo no se aplicará para las instituciones de educación superior; las instituciones de educación formal y no formal a que se refiere la ley 115 de 1994; las personas jurídicas que prestan servicios de vigilancia privada; las iglesias, confesiones y denominaciones religiosas, sus federaciones, confederaciones y asociaciones de ministros; las reguladas por la Ley 100 de 1993 de Seguridad Social, los sindicatos y asociaciones de trabajadores y empleadores; partidos y movimientos políticos; Cámaras de Comercio, a las organizaciones comunitarias de Primero, Segundo, Tercero y Cuarto Grado y las demás personas jurídicas respecto de las cuales la ley expresamente regula en forma específica su creación y funcionamiento, todas las cuales se regirán por normas especiales.

Cooperativas y Precooperativas de Trabajo Asociado

Decreto 4588 del 2006

Articulo 7o. Reconocimiento y Funcionamiento. Para efectos del reconocimiento y funcionamiento de las Cooperativas y Precooperativas de Trabajo Asociado deberán cumplir los requisitos previstos en el artículo 15o. de la Ley 79 de 1988, junto con la constancia de la autorización del Régimen de Trabajo y de Compensaciones expedida por el Ministerio de la Protección Social.

El reconocimiento de las Cooperativas y Precooperativas de Trabajo asociado corresponde a la Superintendencia de la Economía Solidaria, en los términos del artículo 15o. de la Ley 79 de 1998 y a las demás superintendencias que vigilen y controlen la actividad especializada de éstas.

Circular 06 del 2007 SIC

Artículos 7o. Y 9o. Reconocimiento y funcionamiento y plazo para adecuar los estatutos y regimenes.

Todas las CTA y PCTA constituidas antes de la expedición del Decreto 4588 de 2006 y las que se constituyan con posterioridad a la expedición de dicha norma, deben solicitar su reconocimiento ante la Superintendencia de la Economía Solidaria, para cuyo efecto deberán seguir las siguientes instrucciones:

...

5) El plazo para ajustar los estatutos y reglamentos, así como para solicitar el registro e inscripción ante la Supersolidaria, de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 2417 del 26 de junio de 2007, vence el 30 de Septiembre. Hasta esta fecha el registro de estas entidades y la expedición de certificados continuarán en las Cámaras de Comercio y simultáneamente en la Superintendencia de la Economía Solidaria, para aquellas que así lo soliciten.

6) A partir del 30 de septiembre de 2007, el único registro válido será el de la Superintendencia de la Economía Solidaria, por lo que las Cámaras de Comercio se abstendrán de registrar nuevas organizaciones de esta naturaleza, como tampoco realizar ningún tipo de inscripción de las mismas en el registro de las ESAL, ni expedir certificaciones a las mismas con posterioridad a esta fecha. …”

Circular 008 del 2007 SIC

…

1. En virtud de la prórroga establecida en el Decreto 3758 del 28 de septiembre de 2007 a las cooperativas y precooperativas de trabajo asociado, la Superintendencia de la Economía Solidaria continuará realizando la función de registro e inscripción de los actos, libros y documentos de estas organizaciones, respecto de los cuales la ley exija esta formalidad y de certificación de existencia y representación legal a las que hayan reformado sus estatutos con fundamento en el Decreto 4588 de 2006, así como de las que se constituyan, siempre y cuando las mismas obtengan el registro e inscripción en esta Superintendencia.

2. A partir del 31 de mayo de 2008, la Superintendencia de la Economía Solidaria asumirá, en su totalidad, la función de registro e inscripción de los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esta formalidad y de certificación de existencia y representación legal de las precooperativas y cooperativas de trabajo asociado. En consecuencia, sólo desde esta fecha las Cámaras de Comercio se abstendrán de conocer y efectuar esta función, con fundamento en lo establecido en el Decreto 1798 de 1998.

3. Las demás organizaciones de la economía solidaria diferentes a las cooperativas y precooperativas de trabajo asociado y las cooperativas especializadas de educación, seguirán efectuando sus actos de registro e inscripción ante las respectivas Cámaras de Comercio.

…

Circular 010 del 2007 SIC

4. Instructivo

Se adicionan los numerales 1.3.10, 1.3.11 y 1.3.12, al Capítulo Primero Título VIII de la Circular Única.

1.3.10 Las Cámaras de Comercio se abstendrán de inscribir y certificar las nuevas cooperativas y precooperativas de trabajo asociado.

1.3.11 Hasta el 30 de mayo de 2008, las Cámaras de Comercio inscribirán y certificarán los actos, libros y documentos sujetos a registro de las cooperativas y precooperativas de trabajo asociado ya constituidas, que a la fecha no hayan obtenido el registro e inscripción de la reforma estatutaria conforme a lo dispuesto en el decreto 4588 de 2006 ante la Superintendencia de Economía Solidaria o ante las superintendencias que vigilen y controlen la actividad especializada de las citadas cooperativas y precooperativas.

Para tal efecto las Cámaras de Comercio se abstendrán de realizar dichas certificaciones e inscripciones, a partir del momento en que la respectiva Superintendencia informe a la cámara que ha surtido el trámite de registro e inscripción de la reforma estatutaria conforme a lo dispuesto en el decreto 4588 de 2006 de la (s) citada (s) organización (es).

1.3.12 Las Cámaras de Comercio acordarán con la Superintendecia de Economía Solidaria o con las superintendencias que vigilen y controlen la actividad especializada de las citadas cooperativas y precooperativas, la devolución de los documentos que fueron entregados a las mismas en virtud de la Carta Circular expedida por esta Entidad el 7 de septiembre de 2007

TRASLADO DE DOCUMENTACIÓN DE LAS ORGANIZACIONES COMUNITARIAS DE PRIMERO, SEGUNDO, TERCERO Y CUARTO GRADO INSCRITAS EN LAS CÁMARAS DE COMERCIO

Decreto 1774 del 2000

Artículo 2o. Las Cámaras de Comercio dentro del mes siguiente a la vigencia del presente decreto, deberán trasladar la documentación que reposa en sus archivos, relacionada con el registro de las organizaciones comunales a las entidades encargadas de ejercer la inspección, control y vigilancia.

Por consiguiente, las entidades que ejerzan la inspección, control y vigilancia sobre las organizaciones comunales, deben prestar su colaboración a las Cámaras de Comercio, a efectos de que éstas, en cumplimiento de lo dispuesto en el inciso anterior, entreguen la documentación anotada.

Parágrafo. Las Cámaras de Comercio que a la fecha de entrar en vigencia el presente decreto, hayan entregado la documentación relativa a las organizaciones comunales, no tendrán que realizar ningún trámite adicional y en consecuencia, la entrega realizada es válida para todos los efectos legales.

Procedimiento de entrega

Artículo 5o. De la diligencia de entrega se levantará un acta en la cual conste como mínimo: fecha de entrega, identificación de la Cámara de Comercio que la realiza y de la entidad que la recibe, nombre y clase de la organización comunal, así como una relación de los documentos entregados, fecha de inscripción de los mismos y el total de folios. El acta será firmada por los representantes legales de las entidades que intervengan en la diligencia, o en su defecto por quienes acrediten la delegación correspondiente.

CERTIFICACIONES

Artículo 3o. Hasta tanto se haga efectivo el traslado de la documentación a que se refiere el artículo anterior, las Cámaras de Comercio en cumplimiento de los principios de celeridad y eficacia, continuarán expidiendo las respectivas certificaciones con respecto a los registros realizados en las mismas.

ACTUACIONES Y SOLICITUDES EN TRÁMITE

Artículo 4o. Las actuaciones administrativas que se encuentren en curso durante el término del traslado de la documentación, establecido en el artículo 2o. de este Decreto, de competencia de la Superintendencia de Industria y Comercio, deberán ser culminadas por dicha entidad.

Las actuaciones administrativas que se encuentren en trámite en las Cámaras de Comercio, se suspenderán y serán continuadas por la entidad competente para ejercer la inspección, control y vigilancia.

REGISTRO EN LAS CÁMARAS DE COMERCIO DE LAS ENTIDADES DEL SECTOR SOLIDARIO

Decreto 2150 de 1995

Artículo 143o. Las entidades de naturaleza cooperativa, fondos de empleados y asociaciones mutuales, así como sus organismos de integración y las instituciones auxiliares del cooperativismo, son entidades sin ánimo de lucro y se constituirán por escritura pública o documento privado, el cual deberá ser suscrito por todos los asociados y fundadores y contener constancia acerca de la aprobación de los estatutos de la empresa asociativa.

Parágrafo. Las entidades de que trata el presente artículo formarán una persona distinta de sus miembros individualmente considerados, cuando se realice su registro ante la Cámara de Comercio con jurisdicción en el domicilio principal de la empresa asociativa, el fondo de empleados o la asociación mutua.

Artículo 144o. La inscripción en el registro de las entidades previstas en el artículo anterior, se someterá al mismo régimen previsto para las demás entidades privadas sin ánimo de lucro, contenidas en el capitulo II del Título I de este Decreto.

Artículo 145o. El Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas, podrá ordenar en cualquier momento, la cancelación del registro de una entidad bajo su competencia o de la inscripción en el mismo de los nombramientos de los miembros de sus órganos de dirección y administración, revisores fiscales, en caso de advertir que la información presentada para su inscripción no se ajusta a la realidad o las normas legales estatutarias.

Decreto 1798 de 1998

Artículo 1o. Las Cámaras de Comercio continuarán ejerciendo la función de registro de los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esta formalidad y de certificación de existencia y representación legal de las entidades de la economía solidaria de que trata el Parágrafo 2o. del artículo 6o. de la Ley 454 de 1998, hasta tanto se organice la Superintendencia de la Economía Solidaria.

Esta función será ejercida por las Cámaras de Comercio en los mismos términos, tarifas y condiciones previstos para el Registro Mercantil de los actos de las sociedades comerciales, observando para el efecto las previsiones de los Decretos 2150 de 1995 y 427 de 1996.

Artículo 2o. Mientras se organiza y entra en funcionamiento la Superintendencia de la Economía Solidaria y se reglamenta el ejercicio de las competencias atribuidas por el artículo 63o. de la Ley 454 de 1998 a las Superintendencias, el Departamento Administrativo Nacional de la Economía Solidaria continuará ejerciendo las funciones relativas a reconocimiento de Personería Jurídica, aprobación de reformas estatutarias, registro de órganos de administración, vigilancia y control y certificación de tales situaciones respecto de las entidades de las que venia conociendo el Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas.

Resolución 20081120005215 del 2008

Artículo 1o. Las cámaras de comercio, de conformidad con lo expresado en la parte motiva de esta resolución, continuarán ejerciendo por veinticuatro (24) meses más, a partir del 28 de julio de 2008, la función de registro de los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esta formalidad, y de certificación de existencia y representación legal de las organizaciones supervisadas por la Superintendencia de la Economía Solidaria, según la condición establecida en el artículo 1o. del Decreto 1798 de 1998.

Artículo 2o. Esta función la ejercerán las cámaras de comercio en los mismos términos y condiciones previstas en el registro mercantil para los actos de las sociedades comerciales, observando para el efecto lo dispuesto en los Decretos 2150 de 1995 y 427 de 1996 y sin perjuicio de las autorizaciones especiales que de acuerdo con sus facultades deba expedir la Superintendencia, en algunos casos, para efectuar los registros.

REGISTRO DE COOPERATIVAS Y PRECOOPERATIVAS DE TRABAJO ASOCIADO

Resolución 20081120005215 del 2008

Artículo 2o. inciso segundo: Se exceptúan las cooperativas y precooperativas de trabajo asociado y las organizaciones e instituciones auxiliares de la economía solidaria que desarrollan y apoyan las actividades de educación, cuyo registro corresponde a esta Superintendencia, en virtud a lo dispuesto en el Decreto 4588 de 2006 y el artículo 45 del Decreto 2150 de 1995, en concordancia con el Título III Capítulo IV de la Circular Básica Jurídica (Circular Externa Número 007 de 2003) de esta Entidad.

REGISTRO DE LAS REFORMAS DE LAS ENTIDADES DEL SECTOR SOLIDARIO

Circular Externa 0018 del 2000 - Superintendencia de la Economía Solidaria

Señores: representantes legales, miembros de los órganos de administración, control, vigilancia y asociados de las entidades sometidas a la supervisión de la Superintendencia de la Economía Solidaria.

De: Superintendente (e)

Asunto: Actos que requieren autorización previa de la Superintendencia. Registro de nuevos directivos.

Fecha: Diciembre 15 de 2000 Apreciados señores:

Debido al gran número de consultas sobre el tema citado en el asunto, formuladas por los diferentes órganos de administración y control y por los propios asociados de las supervisadas, consideramos importante instruir a las mismas sobre la normatividad vigente al respecto.

1. En primer término, es necesario efectuar algunas precisiones sobre los actos de las entidades supervisadas, que requieren autorización previa de esta Superintendencia para su posterior registro ante la Cámara de Comercio.

Para el efecto, es necesario distinguir entre dos grupos de entidades vigiladas por esta Superintendencia que debido al ejercicio de su actividad, están sometidas a reglas o instrucciones diferentes.

a) Cooperativas que ejercen actividad financiera.

La actividad financiera se encuentra definida en el Inciso 4o. del artículo 39o. de la Ley 454 de 1998. Según dicho Inciso, “se entenderá como actividad financiera la captación de depósitos, a la vista o a término de asociados o de terceros para colocarlos nuevamente a través de préstamos, descuentos, anticipos u otras operaciones activas de crédito y, en general, el aprovechamiento o inversión de los recursos captados de los asociados o de terceros”.

Dentro de este grupo de cooperativas que ejercen actividad financiera encontramos las siguientes:

1. Las cooperativas especializadas de ahorro y crédito.

2. Las cooperativas multiactivas con sección de ahorro y crédito y

3. Las cooperativas integrales con sección de ahorro y crédito.

Estas cooperativas para su constitución y ejercicio de la actividad financiera, deben obtener la autorización previa de esta Superintendencia, siguiendo los parámetros y condiciones señalados en la Resolución 0162 del 12 de noviembre de 1999 de esta entidad.

En igual forma, los miembros de los Consejos de Administración, Juntas de Vigilancia, Representantes Legales y Revisores Fiscales, tanto titulares como suplentes de las entidades cooperativas que ejercen actividad financiera, deben tomar posesión de sus cargos ante esta Superintendencia, bajo los términos y requisitos señalados en la Resolución 0201 de 1999, modificada por la Resolución 0030 del 2000 de esta entidad.

b) Entidades que no ejercen actividad financiera.

Estas por el contrarío no ejercen actividad financiera, esto es, no captan ahorros de sus asociados. En este punto, es preciso advertir que si una entidad sólo recibe aportes y otorga créditos a sus asociados, está catalogada como una entidad que no ejerce actividad financiera.

Tales entidades no necesitan autorización previa para constituirse ni sus miembros de los órganos de administración y vigilancia deben posesionarse ante esta Superintendencia, esto es, que no les resultan aplicables las Resoluciones 0162 y 0201 de 1999 y 0030 del 2000, pues sus actos y decisiones, por regla general, sólo deben registrarse en la Cámara de Comercio del domicilio principal de la cooperativa y enviarse posteriormente a esta Superintendencia para el estudio de legalidad posterior.

Caben dentro de este grupo de entidades las siguientes:

1. Cooperativas que no ejercen actividad financiera.

2. Fondos de Empleados y

3. Asociaciones Mutuales.

Únicamente en los casos de fusiones, transformaciones, incorporaciones y escisiones de las entidades supervisadas por esta entidad, en acatamiento a lo dispuesto en el num. 21 artículo 36o. de la Ley 454 de 1998 y el num. 22 del artículo 5o. del Decreto 1401 de 1999, deberán obtener autorización previa para realizar su inscripción en el registro.

Las demás reformas estatutarias no requieren de autorización previa, serán válidas con la aprobación impartida por la asamblea general y oponibles frente a terceros a partir de su registro en la Cámara de Comercio.

2. Ahora bien, en cuanto al registro de los actos o decisiones de la asamblea general o del consejo de administración, para el caso concreto, el de “nuevos directivos”, deben tenerse en cuenta las siguientes precisiones, por remisión del artículo 158o. de la Ley 79 de 1988:

El artículo 163o. del Código de Comercio preceptúa que la designación de los administradores está sujeta al registro mercantil; así mismo, el artículo 164o. de la norma citada establece que, “las personas inscritas en la Cámara de Comercio del domicilio social como representantes de una sociedad, así como sus revisores fiscales, conservarán tal carácter para todo los efectos legales, mientras no se cancele dicha inscripción mediante el registro de un nuevo nombramiento o elección.

"La simple confirmación o reelección de las personas ya inscritas no requerirá nueva inscripción".

En concordancia con el tema, el citado Código, señala en el artículo 442o. que “Las personas cuyos nombramientos figuren inscritos en el correspondiente Registro Mercantil como gerentes principales y suplentes serán los representantes de las sociedades para todos los efectos legales mientras no se cancele su inscripción mediante el registro de un nuevo nombramiento”.

Agrega el Código de Comercio en la parte final del artículo 485o. “(...)... las personas cuyos nombres figuren inscritos en la misma Cámara como representante de la sociedad, tendrán dicho carácter para todos los efectos legales, mientras no se inscriba debidamente una nueva designación”.

Concordante con lo anterior, esta Superintendencia mediante la Resolución 041 de 21 de febrero de 2000, señaló lo siguiente: “De conformidad con lo previsto en los artículos.164 y 442 del código, en concordancia con el artículo 158o. de la Ley 79 de 1988, los representantes legales, miembros de consejos de administración y de la junta de vigilancia y los revisores fiscales de las entidades vigiladas que figuren inscritos, lo seguirán siendo y ejerciendo sus funciones, para todo los efectos legales, mientras no se cancele su inscripción mediante el registro de un nuevo nombramiento”.

En consecuencia, los nuevos miembros de los consejos de administración, juntas de vigilancia, representantes legales y revisores fiscales, tanto titulares como suplentes de las entidades cooperativas que ejercen actividad financiera, sólo pueden ejercer sus funciones legalmente una vez posesionados ante esta Superintendencia y posteriormente registrados en la Cámara de Comercio del domicilio principal de la entidad, pues hasta que no se haga dicho registro seguirán siendo los directivos y ejerciendo sus funciones, para todos los efectos légalos, los que figuren inscritos.

Los directivos de las entidades que no ejercen actividad financiera sólo deben registrar sus nombramientos en la Cámara de Comercio del domicilio principal de la entidad y, enviar, luego, los documentos a esta Superintendencia en los términos previstos en la Resolución 0041 del 21 de febrero del 2000. Igualmente, mientras no estén registrados en la Cámara de Comercio respectiva, no podrán ejercer sus funciones y para todos los efectos legales, quienes figuren inscritos seguirán siendo los directivos y continuarán ejerciendo sus funciones.

CUANDO EJERCEN SUS FUNCIONES LOS MIEMBROS DE ADMINISTRACIÓN, CONTROL Y VIGILANCIA DE LAS SUPERVISADAS

Circular Externa No. 0001 del 2002 (Modifica parcialmente la Circular Externa No. 18 de 2002). Supersolidaria

Para: Representantes legales, miembros de los órganos de administración y vigilancia, revisores fiscales y asociados de las entidades sometidas a la supervisión de la Superintendencia de la economía solidaria.

De: Superintendente

Asunto: Momento a partir del cual pueden ejercer sus funciones los miembros de los órganos de administración, control y vigilancia de las entidades supervisadas.

Fecha: 16 enero 2002

Apreciados señores:

Como es de conocimiento general, a través de la Circular Externa No. 0018 del 15 de diciembre de 2000, esta Superintendencia impartió instrucciones a los miembros de los órganos de administración, control y vigilancia y a los propios asociados de las entidades supervisadas, sobre algunos aspectos relacionados con los “actos que requieren autorización previa de la Superintendencia y el registro de nuevos directivos”, de acuerdo con la normatividad vigente sobre la materia.

Como quiera que se han formulado varias consultas a esta Entidad sobre el momento a partir del cual pueden ejercer sus funciones los miembros de los consejos de administración, juntas de vigilancia, representantes legales y revisores fiscales de las cooperativas que ejercen actividad financiera y de las entidades que no la ejercen, consideramos pertinente, por medio del presente instructivo, efectuar algunas aclaraciones, fijando la posición de esta Superintendencia sobre dicho tema, de conformidad con las normas legales vigentes y lo señalado por el Consejo de Estado mediante Sentencia de junio 15 de 2001.

Para el efecto, es preciso diferenciar 2 grupos de entidades supervisadas por esta Superintendencia: las cooperativas que ejercen actividad financiera en los términos del inciso 4 del artículo 39o. de la Ley 454 de 1998 y las entidades que no ejercen actividad financiera; esto es, en términos generales, que no captan ahorros o depósitos de sus asociados.

Las primeras, para su constitución y el ejercicio de la actividad financiera, deben obtener la autorización previa de esta Superintendencia, siguiendo los parámetros y condiciones señalados en la Resolución 0162 de 12 de noviembre de 1999 de esta entidad.

En igual forma, los miembros de los consejos de administración, juntas de vigilancia, representantes legales y revisores fiscales, tanto titulares como suplentes de las cooperativas que ejercen actividad financiera, deben tomar posesión previa de sus cargos ante esta Superintendencia, en los términos y con los requisitos señalados en la Resolución 0201 de 1999, modificada por la Resolución 0030 de 2000 de esta entidad.

El segundo grupo de entidades, por no ejercer actividad financiera, no necesita autorización previa para constituirse, ni los miembros de sus órganos de administración, control y vigilancia deben posesionarse ante esta Superintendencia, por lo que no les resultan aplicables las citadas resoluciones 0162, 0201 y 0030 de esta entidad.

Aclarado lo anterior, resulta necesario definir el tema de la inscripción en las Cámaras de Comercio de los actos o decisiones de la asamblea general o del consejo de administración (para el caso de las cooperativas) u órgano de administración competente (para las demás entidades solidarias), específicamente en lo relacionado con la elección de “nuevos directivos”, el cual no ha sido reglamentado por la legislación vigente. Para llenar ese vacío, resulta necesario acudir a la normatividad prevista en el Código de Comercio, por remisión del artículo 158 de la Ley 79 de 1988.

Al respecto, el artículo 163 del Código de Comercio señala que la designación o revocación de los administradores o de los revisores fiscales está sujeta al registro mercantil, del cual surge la obligación de inscribir su nombramiento o remoción en el mismo. Igualmente, el artículo 164 ibídem establece:

"Las personas inscritas en la Cámara de Comercio del domicilio social como representantes de una sociedad, así como sus revisores fiscales, conservarán tal carácter para todos los efectos legales, mientras no se cancele dicha inscripción mediante el registro de un nuevo nombramiento o elección". (Se resalta).

"La simple confirmación o reelección de las personas ya inscritas no requerirá nueva inscripción".

A su turno, el artículo 442 del citado Código preceptúa:

"Las personas cuyos nombramientos figuren inscritos en el correspondiente registro mercantil como gerentes principales y suplentes serán los representantes de las sociedades para todos los efectos legales, mientras no se cancele su inscripción, mediante el registro de un nuevo nombramiento". (Resaltamos).

Más adelante agrega el Código de Comercio en la parte final del Articulo 485 que "(...)... las personas cuyos nombres figuren inscritos en la misma cámara como representantes de la sociedad, tendrán dicho carácter para todos los efectos legales, mientras no se inscriba debidamente una nueva designación". (Se resalta).

Las anteriores disposiciones deben interpretarse sistemáticamente con lo dispuesto en el numeral 4 del artículo 29o. del Código de Comercio, según el cual “El registro mercantil se llevará con sujeción a las siguientes reglas:

“(...)

“4. La inscripción podrá solicitarse en cualquier tiempo, si la ley no fija un término especial para ello; pero los actos y documentos sujetos a registro no producirán efectos respecto a terceros sino a partir de la fecha de su inscripción". (El resaltado es nuestro).

Con base en lo anterior, es dable concluir que las inscripciones en el registro respectivo, pueden tener 2 clases de efectos: "constitutivo" y "declarativo".

Tienen efectos constitutivos cuando con el registro se crea una situación jurídica determinada. Por ejemplo, para el caso de las cooperativas, la personalidad jurídica se obtiene con el registro del acto de constitución en la Cámara de Comercio del domicilio principal de la entidad.

Los efectos declarativos del registro tienen fines de publicidad, para que sea oponible el acto o documento ante terceros. Por ejemplo, una reforma estatutaria tiene validez a partir de su aprobación, pero sólo es oponible frente a terceros a partir de su inscripción.

En consecuencia, con fundamento en el anterior entorno normativo, podemos precisar el momento a partir del cual pueden ejercer sus funciones los miembros de los órganos de administración, control y vigilancia de las cooperativas que ejercen actividad financiera y de las entidades que no la ejercen, supervisadas por esta Superintendencia.

1) En el caso de los nombramientos de los miembros de los órganos de administración, control y vigilancia de las cooperativas que ejercen actividad financiera, éstos están sometidos a un acto constitutivo para poder ejercer legalmente el cargo. Dicho acto constitutivo está integrado por el nombramiento y la posterior autorización de la posesión impartida por esta Superintendencia. Sólo a partir de la posesión pueden ejercer las funciones propias del cargo, sin perjuicio de la posterior inscripción en la Cámara de Comercio del domicilio principal de la entidad. La inscripción de la autorización de la posesión impartida por la Superintendencia en la respectiva Cámara de Comercio, tiene, entonces, efectos “declarativos” o de publicidad, es decir, para que dicho acto sea oponible ante terceros.

En tal virtud, los miembros de los órganos de administración, control y vigilancia y, en general, quienes tengan la representación legal de las cooperativas que ejercen actividad financiera, pueden ejercer sus funciones legalmente una vez posesionados ante esta Superintendencia, salvo para aquellos actos que requieran necesariamente acreditar su respectiva calidad frente a terceros, para lo cual es indispensable la inscripción en la Cámara de Comercio, quedando bajo su responsabilidad los eventuales perjuicios que se puedan causar a los mismos.

2) En el caso de los nombramientos de los miembros de los órganos de administración, control y vigilancia de las entidades que no ejercen actividad financiera, los cuales no requieren tomar posesión previa de sus cargos ante esta Superintendencia, la inscripción ante la Cámara de Comercio tiene efectos simplemente “declarativos”, pues estas personas pueden ejercer sus funciones a partir del nombramiento o designación por el órgano competente de la entidad, el cual se erige como acto constitutivo. Igualmente, el efecto declarativo de la inscripción, en este caso, es para fines de publicidad; esto es, para que sean oponibles dichos actos frente a terceros.

Sea esta la oportunidad para recordarles que las cooperativas que ejercen actividad financiera, de acuerdo con la citada Resolución 0201, tienen la obligación de inscribir inmediatamente en la Cámara de Comercio el oficio de la Superintendencia de la Economía Solidaria que autorice la posesión correspondiente y de remitir a esta entidad en el menor tiempo posible el certificado donde conste dicha inscripción. Así mismo, las entidades que no ejercen actividad financiera, tienen la misma obligación, respecto de las inscripciones de los nombramientos.

De otro lado, se instruye a los miembros de los órganos de administración y vigilancia que no resulten reelegidos, para que procedan de manera inmediata, como es su obligación, a hacer entrega de sus cargos y de los documentos que reposen en su poder a quienes sean elegidos por los órganos competentes de las entidades supervisadas, a partir del nombramiento (para el caso de las entidades que no ejercen actividad financiera) o de la posesión (para las cooperativas que ejercen actividad financiera).

Por último, con el objeto de evitar situaciones en las cuales las entidades puedan quedar acéfalas en cuanto a su representación legal, les sugerimos tener contemplado estatutariamente, por lo menos, un suplente del representante legal, para que pueda ejercer las funciones del titular en sus faltas temporales o absolutas. Estos suplentes, para el caso de las cooperativas con actividad financiera, también deben posesionarse previamente ante esta Superintendencia, en los términos de las citadas resoluciones 0201 de 1999 y 030 de 2000.

La presente Circular Externa deroga en lo pertinente la Circular Externa No. 018 de 2000 y todas las disposiciones que le sean contrarias.

POSESIÓN DE DIRECTIVOS

Resolución No. 0840 del 2002 Supersolidaria

Personas que deben tomar posesión.

Artículo 1o. Deben tomar posesión del cargo, ante el Superintendente de la Economía Solidaria o el Superintendente Delegado para la Supervisión de las Organizaciones de la Economía Solidaria con Actividad Financiera, o ante quienes éstos deleguen, los miembros de los consejos de administración y revisores fiscales, titulares y suplentes, así como los directores, presidentes, vicepresidentes, gerentes, subgerentes y en general quienes tengan la representación legal de las entidades cooperativas que en la práctica ejercen actividad financiera, bien porque hayan sido autorizadas por esta entidad o porque se encuentren en trámite de autorización, con excepción de los gerentes de sucursales.

"En todo caso la denominación de los cargos debe sujetarse estrictamente a las normas legales y los estatutos sociales.

"Efectuada la posesión a que se refiere el presente artículo, los designados de las entidades vigiladas procederán a efectuar la inscripción respectiva ante la correspondiente Cámara de Comercio”.

“Parágrafo. El ejercicio de los cargos antes mencionados sin haber tomado posesión de los mismos cuando la ley así lo exija, dará lugar a las sanciones correspondientes y demás medidas a que haya lugar".

Personas que no requieren posesión

Artículo 2o. A partir de la entrada en vigencia de la presente resolución, los miembros de las juntas de vigilancia de las cooperativas "que ejercen actividad financiera no requieren posesionarse ante esta Superintendencia para ejercer legalmente sus cargos. En consecuencia, esta resolución deroga parcialmente la Circular Externa No. 001 del 16 de enero de 2002 en lo relacionado con la posesión de los miembros de las juntas de vigilancia.

Artículo 3o. Los miembros de los consejos de administración, de las juntas de vigilancia y los revisores fiscales, titulares y suplentes, así como los directores, presidentes, vicepresidentes, gerentes, subgerentes y en general quienes tengan la representación legal de las entidades cooperativas que hayan solicitado y soliciten en el futuro autorización para el desmonte de la actividad financiera ante esta Superintendencia, no requieren tomar posesión de sus cargos ante esta entidad y pueden ejercerlos legalmente a partir del nombramiento efectuado por el órgano competente de la cooperativa, sin perjuicio de su inscripción ante las Cámaras de Comercio.

Parágrafo. La supervisión de estas cooperativas seguirá a cargo de la Delegatura para la Supervisión de las Organizaciones de la Economía Solidaria con Actividad Financiera hasta que culmine el trámite del desmonte con la expedición y notificación de la resolución correspondiente.

Inscripción de actos y documentos relacionados con cooperativas que han solicitado el desmonte de la actividad financiera

Resolución 084 del 2002 Supersolidaria

Artículo 4o. Para efectos de la inscripción de sus actos y documentos ante la correspondiente Cámara de Comercio, las cooperativas a que se refiere el artículo anterior, deberán adjuntar copia debidamente radicada ante la Superintendencia de la Economía Solidaria, donde conste la solicitud de la autorización del desmonte de la actividad financiera.

Decreto 2150 de 1995

Artículo 146o. A partir de la vigencia del presente Decreto, las reformas de estatutos de las cooperativas y demás organismos vigilados por el Dancoop no requerirán ser autorizadas por parte de este organismo, sin perjuicio de las demás autorizaciones especiales que este debe otorgar de acuerdo con sus facultades. Sin embargo las reformas estatutarias deberán ser informadas a ese departamento tan pronto sean aprobadas, para el cumplimiento de sus funciones.

REGLAMENTO DEL REGISTRO DE ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO

Decreto 427 de 1996

Artículo 1o. Las personas jurídicas sin ánimo de lucro de que tratan los artículos 40 a 45 y 143 a 148 del Decreto 2150 de 1995 se inscribirán en las respectivas Cámaras de Comercio en los mismos términos, con las mismas tarifas y condiciones previstas para el Registro Mercantil de los actos de sociedades comerciales.

(...)

Parágrafo 2o. Las entidades de naturaleza cooperativa, los fondos y las asociaciones mutuales, así como sus organismos de integración y las instituciones auxiliares del cooperativismo, para su registro presentarán, además de los requisitos generales, constancia suscrita por quien ejerza o vaya a ejercer las funciones de representante legal, según el caso, donde manifieste haberse dado acatamiento a las normas especiales legales y reglamentarias que regulen a la entidad constituida.

Artículo 2o. Conforme a lo dispuesto por los Arts. 40, 45 y 143 a 148 del Decreto 2150 de 1995 se registrarán en las Cámaras de Comercio las siguientes personas jurídicas sin ánimo de lucro:

1. Juntas de acción comunal

2. Entidades de naturaleza cooperativa,

3. Fondos de empleados,

4. Asociaciones mutuales así como sus organismos de integración,

5. Instituciones auxiliares del cooperativismo,

6. Entidades ambientalistas,

7. Entidades científicas, tecnológicas, culturales e investigativas,

8. Asociaciones de copropietarios, coarrendatarios, arrendatarios de vivienda compartida y vecinos, diferentes a los consagrados en el num. 5 del artículo siguiente,

9. Instituciones de utilidad común, que prestan servicio de bienestar familiar

10. Asociaciones agropecuarias y campesinas nacionales y no nacionales,

11. Corporaciones, asociaciones y fundaciones creadas para adelantar actividades en comunidades indígenas.

12. Gremiales,

13. De beneficencia.

14. Profesionales,

15. Juveniles

16. Sociales,

17. De planes y programas de vivienda,

18. Democráticas, participativas, cívicas, comunitarias,

19. Promotoras de bienestar social,

20. De egresados,

21. De rehabilitación social y ayuda a indigentes, drogadictos e incapacitados, excepto las del num. 1 del artículo siguiente,

22. Asociaciones de padres de familia de cualquier grado,

23. Las demás organizaciones civiles, corporaciones, fundaciones y entidades privadas sin ánimo de lucro no sujetas a excepción.

Artículo 2o. num. 1. modificado por la Ley 537 de 1999, en cuanto que excluye del registro de las entidades sin ánimo de lucro a las Juntas de Acción Comunal.

Artículo 2o. num. 9. modificado mediante la expedición del Decreto 1422 de 1996, según el cual quedan exceptuadas del registro en las Cámaras de Comercio, las instituciones de utilidad común que prestan servicios de bienestar familiar.

CONTROL DE HOMONIMIA

Decreto 427 de 1996

Artículo 4o. Las Cámaras de Comercio se abstendrán de inscribir a una persona jurídica sin ánimo de lucro, con el mismo nombre de otra entidad ya inscrita, mientras este registro no sea cancelado por orden de autoridad competente o a solicitud del representante legal de la misma.

Parágrafo. En cuanto fuere acorde con su naturaleza, las personas jurídicas a que se refiere este Decreto deberán observar en lo relacionado con su nombre y sigla, o razón social, según el caso, las reglas previstas para el nombre comercial de las sociedades. Las cooperativas que prestan servicios de ahorro y crédito observarán, igualmente, lo previsto para instituciones financieras.

INSCRIPCIÓN DE LAS PERSONAS JURÍDICAS RECONOCIDAS AL MOMENTO DE LA EXPEDICIÓN DE LA NORMA.

Artículo 7o. La inscripción de las personas jurídicas actualmente reconocidas a que se refieren el Parágrafo del artículo 40o. y el artículo 148o. del Decreto 2150 de 1995, deberá hacerse a partir del 2 de enero de 1997, en los libros que para el efecto llevarán las Cámaras de Comercio.

Para la inscripción, el representante legal de cada persona jurídica entregará a la Cámara de Comercio respectiva un certificado de existencia y representación, especialmente expedido para el efecto por la entidad competente para tal función hasta antes de esa fecha. Dicho certificado deberá contener los datos establecidos en el artículo 1o. del presente Decreto y el nombre de la persona o entidad que desempeña la función de fiscalización.

En el evento de faltar la información señalada en el Inciso anterior, las Cámaras de Comercio deberán abstenerse de efectuar la inscripción, en cuyo caso, a solicitud del particular interesado, la autoridad que expide el certificado de que trata el Inciso precedente deberá complementarla o aclararla.

Parágrafo. Los representantes legales de las personas jurídicas actualmente reconocidas a que se refiere el presente Decreto deberán al momento de solicitar el registro en la Cámara de Comercio respectiva, informar la dirección, teléfono, fax y demás datos que permita la ubicación exacta de la misma.

VERIFICACIÓN FORMAL DE REQUISITOS

Decreto 427 de 1996

Artículo 10o. Para la inscripción del documento de constitución de las entidades de que trata este Decreto, las Cámaras de Comercio verificarán el cumplimiento formal de los requisitos previstos en el artículo 1o. del presente Decreto.

Para efectos de la inscripción de los demás actos y documentos de las entidades sin ánimo de lucro, las Cámaras de Comercio deberán constatar el cumplimiento de los requisitos formales para su procedencia, en la misma forma establecida en el Código de Comercio, para las sociedades comerciales.

Las entidades de naturaleza cooperativa, los fondos de empleados y las asociaciones mutuales, inscribirán en las Cámaras de Comercio sus demás actos de acuerdo con las normas especiales que las regulan.

Circular Externa 04 del 2007 SIC

3. Instructivo

3.1. Se modifica el numeral 1.3.3 del Título VIII Capítulo Primero de la Circular Única, como sigue:

1.3.3 Prueba de existencia y representación legal

La existencia y representación legal de las personas jurídicas sin ánimo de lucro, se probará con certificación expedida por la Cámara de Comercio del domicilio principal en la que constará como mínimo lo siguiente: documento de constitución, nombre, domicilio, término de duración, objeto social, administradores, representantes legales y sus facultades, revisores fiscales, valor del patrimonio y las providencias judiciales y/o administrativas.

3.2 Se adicionan los numerales 1.3.4., 1.3.5 y 1.3.6 del Título VIII Capítulo Primero de la Circular Única, como sigue:

“1.3.4. Del control de legalidad en la inscripción de la constitución de las entidades sin ánimo de lucro de que trata la presente circular.

1.3.4.1. Las Cámaras de Comercio deberán abstenerse de inscribir el documento de constitución de la entidad sin animo de lucro o el certificado especial de que trata el artículo 7o. del Decreto 427 de 1996, cuando tales documentos no expresen en su totalidad los requisitos formales previstos en el artículo 40o. del Decreto 2150 de 1995, así como el nombre de la persona o entidad que desempeñará la función de revisoría fiscal, si dicho cargo estuviere creado.

Parágrafo: En ningún caso las Cámaras de Comercio tendrán facultad para realizar control de legalidad sobre la adecuación de tales requisitos a las normas que los regulan.

1.3.4.2. La dirección, el teléfono y el fax de la entidad sin animo de lucro, deberán suministrarse a la Cámara de Comercio al momento de efectuar la solicitud de registro del documento de constitución o del certificado especial de que trata el artículo anterior, pero su omisión no faculta a la cámara para abstenerse de efectuar dicha inscripción.

1.3.4.3. Las excepciones al registro en las Cámaras de Comercio de los actos, libros y documentos de entidades sin ánimo de lucro señaladas en los artículos 45 del Decreto 2150 de 1995 y 3 del Decreto 427 de 1996, hacen relación a entidades que se constituyen de acuerdo con normas especiales que las regulan.

Las Cámaras de Comercio no pueden abstenerse de inscribir el documento de constitución de las entidades sin ánimo de lucro de que trata esta circular, cuando en su objeto se contemplen, entre otras, algunas de las actividades propias de las entidades que se encuentran exceptuadas del registro, según lo señalado en el inciso anterior.

1.3.5. Del control de legalidad en la inscripción del nombramiento de los administradores, representantes legales y revisores fiscales.

1.3.5.1. Conforme a lo previsto en el artículo 42o. del Decreto 2150 de 1995, las Cámaras de Comercio solo inscribirán los nombramientos de representantes legales, administradores y revisores fiscales, cuyos cargos se encuentren creados en los estatutos de las entidades sin animo de lucro de que trata la presente circular. En consecuencia, no será procedente la inscripción del nombramiento de personas u órganos colegiados que no tengan el carácter de representantes legales, administradores y revisores fiscales, v.gr. juntas de vigilancia y fiscales.

1.3.5.2. Las Cámaras de Comercio se abstendrán de inscribir los nombramientos de representantes legales, administradores y revisores fiscales de las entidades sin animo de lucro de que trata la presente circular, cuando no se hayan observado respecto de tales nombramientos las prescripciones previstas en sus estatutos relativas a órgano competente, convocatoria, quórum y mayorías.

1.3.5.3. Las Cámaras de Comercio se abstendrán de inscribir los nombramientos de representantes legales, administradores y revisores fiscales, en el caso de las corporaciones y asociaciones sin ánimo de lucro de que trata la presente circular cuando: a) no estuviere presente o representada en la respectiva reunión, la mayoría de los miembros de dicha corporación o asociación que, conforme a sus estatutos, tengan voto deliberativo y b) cuando la decisión no haya sido adoptada por la mayoría de los votos de los miembros presentes o representados, salvo que tales estatutos hubieren previsto quórum o mayorías diferentes, en cuyo caso deberán estarse a los dispuesto en los estatutos.

1.3.5.4. Cuando los estatutos de la entidad sin ánimo de lucro no contemplen previsión alguna para la adopción de la decisión de nombramiento de los representantes legales, administradores y revisores fiscales, no será procedente acudir a lo previsto en el Código de Comercio en relación con las sociedades comerciales, ya que no existe norma aplicable a las entidades sin animo de lucro de que trata esta circular, que remita a dicha preceptiva ni permita su integración normativa.

Ante la ausencia de previsión estatutaria, las cámaras no tendrán que verificar el cumplimiento de requisito alguno para la adopción de tales nombramientos, a excepción de lo previsto en el numeral anterior sobre quórum y mayorías de las corporaciones y asociaciones sin ánimo de lucro.

“1.3.6. Del control de legalidad en la inscripción de reformas estatutarias.

1.3.6.1. Las Cámaras de Comercio se abstendrán de inscribir las reformas estatutarias de las corporaciones y asociaciones sin ánimo de lucro de que trata la presente circular cuando: a) no estuviere presente o representada en la respectiva reunión, la mayoría de los miembros de dicha corporación o asociación que, conforme a sus estatutos, tengan voto deliberativo y b) cuando la decisión no haya sido adoptada por la mayoría de los votos de los miembros presentes o representados, salvo que tales estatutos hubieren previsto quórum o mayorías diferentes, en cuyo caso deberán estarse a los dispuesto en los estatutos.

1.3.6.2. Cuando los estatutos de la entidad sin ánimo de lucro no contemplen previsión alguna para la adopción de reformas estatutarias, no será procedente acudir a lo previsto en el Código de Comercio en relación con las sociedades comerciales, ya que no existe norma aplicable a las entidades sin animo de lucro de que trata esta circular, que remita a dicha preceptiva ni permita su integración normativa.

Ante la ausencia de previsión estatutaria, las cámaras no tendrán que verificar el cumplimiento de requisito alguno para la adopción de tales reformas, a excepción de lo previsto en el numeral anterior sobre quórum y mayorías de las corporaciones y asociaciones sin ánimo de lucro.

…

Circular Externa 08 del 2007 SIC

3 Instructivo

3.1 Se modifica el numeral 1.3.3 del Título VIII Capítulo Primero de la Circular Única, como sigue:

1.3.3 Prueba de existencia y representación legal

La existencia y representación legal de las personas jurídicas sin ánimo de lucro de que tratan los artículos 40 y 143 del decreto 2150 de 1995, se probará con certificación expedida por la Cámara de Comercio del domicilio principal en la que constará como mínimo lo siguiente: documento de constitución, nombre, domicilio, término de duración, objeto social, administradores, representantes legales y sus facultades, revisores fiscales, valor del patrimonio y las providencias judiciales y/o administrativas.

3.2 Se adicionan los numerales 1.3.7., 1.3.8 y 1.3.9 del Título VIII Capítulo Primero de la Circular Única, como sigue:

“1.3.7. Del control de legalidad en la inscripción de la constitución de las entidades sin ánimo de lucro señaladas en el artículo 143 del Decreto 2150 de 1995.

1.3.7.1. Las Cámaras de Comercio deberán abstenerse de inscribir el documento de constitución de la entidad sin animo de lucro o el certificado especial de que trata el artículo 7o. del Decreto 427 de 1996, cuando tales documentos no expresen en su totalidad los requisitos formales previstos en el artículo 40o. del Decreto 2150 de 1995, así como el nombre de la persona o entidad que desempeñará la función de revisoría fiscal, si dicho cargo estuviere creado. Además deberán presentar constancia suscrita por quien ejerza o vaya a ejercer las funciones de representante legal donde manifieste haberse dado acatamiento a las normas especiales legales y reglamentarias que regulan a la entidad constituida.

Parágrafo: En ningún caso las Cámaras de Comercio tendrán facultad para realizar control de legalidad sobre la adecuación de tales requisitos a las normas que los regulan.

1.3.7.2. La dirección, el teléfono y el fax de la entidad sin animo de lucro, deberán suministrarse a la Cámara de Comercio al momento de efectuar la solicitud de registro del documento de constitución o del certificado especial de que trata el artículo anterior, pero su omisión no faculta a la cámara para abstenerse de efectuar dicha inscripción.

1.3.7.3. Las excepciones al registro en las Cámaras de Comercio de los actos, libros y documentos de entidades sin ánimo de lucro señaladas en los artículos 45 del Decreto 2150 de 1995 y 3 del Decreto 427 de 1996, hacen relación a entidades que se constituyen de acuerdo con normas especiales que las regulan.

Las Cámaras de Comercio no pueden abstenerse de inscribir el documento de constitución de las entidades sin ánimo de lucro de que trata el artículo 143 del Decreto 2150 de 1995, cuando en su objeto se contemplen, entre otras, algunas de las actividades propias de las entidades que se encuentran exceptuadas del registro, según lo señalado en el inciso anterior.

1.3.8. Del control de legalidad en la inscripción del nombramiento de los administradores, representantes legales y revisores fiscales de las entidades sin ánimo de lucro señaladas en el artículo 143 del Decreto 2150 de 1995.

1.3.8.1. Conforme a lo previsto en el artículo 42o. del Decreto 2150 de 1995, las Cámaras de Comercio solo inscribirán los nombramientos de representantes legales, administradores y revisores fiscales, cuyos cargos se encuentren creados en los estatutos de las entidades a que se refiere el presente numeral. En consecuencia, no será procedente la inscripción del nombramiento de personas u órganos colegiados que no tengan el carácter de representantes legales, administradores y revisores fiscales, v.gr. juntas de vigilancia, comités de control social y fiscales.

1.3.8.2. Las Cámaras de Comercio se abstendrán de inscribir los nombramientos de representantes legales, administradores y revisores fiscales de las entidades a que se refiere el presente numeral, cuando no se hayan observado respecto de tales nombramientos las prescripciones previstas en sus estatutos o en las leyes especiales que las regulan relativas a órgano competente, convocatoria, quórum y mayorías.

1.3.8.3. Cuando los estatutos de las entidades sin ánimo de lucro a que se refiere el presente numeral no contemplen previsión alguna para la adopción de la decisión de nombramiento de los representantes legales, administradores y revisores fiscales, no será procedente acudir a las normas especiales sobre sociedades

“1.3.9. Del control de legalidad en la inscripción de reformas estatutarias de las entidades sin ánimo de lucro señaladas en el artículo 143 del Decreto 2150 de 1995.

1.3.9.1. Las Cámaras de Comercio se abstendrán de inscribir las reformas estatutarias de las entidades a que se refiere el presente numeral, cuando en la reunión en la que se adopte dicha reforma no se encuentre presente o representado el quórum deliberatorio previsto en la ley o en los estatutos para tal efecto.

Así mismo, las Cámaras de Comercio se abstendrán de inscribir, las reformas estatutarias, cuando en las normas especiales que regulan las entidades a que se refiere el presente numeral, se prevea como sanción la ineficacia de las decisiones que aprueben dichas reformas. Tal es el caso del artículo 38o. del decreto 1481 de 1989 en relación con los fondos de empleados.

1.3.9.2. Cuando los estatutos de las entidades sin ánimo de lucro a que se refiere el presente numeral no contemplen previsión alguna para la adopción de la decisión de reformas de estatutos, no será procedente acudir a las normas especiales sobre sociedades.

…

Circular externa No. 011 del 2007 SIC

4. Instructivo

Modifíquese el numeral 4 de las Circulares 004 y 008 de 2007 expedidas por esta Superintendencia, ampliando hasta el 31 de diciembre de 2007 el plazo, para que las Cámaras de Comercio procedan a ajustar los certificados de existencia y representación legal de las entidades sin ánimo de lucro, de conformidad con lo establecido en las citadas circulares.

…

ENTIDAD ENCARGADA DE SUPERVISAR EL REGISTRO

Decreto 427 de 1996

Artículo 14^o. La Superintendencia de Industria y Comercio impartirá las instrucciones dirigidas a que el registro de las personas jurídicas sin ánimo de lucro, que se realiza en las Cámaras de Comercio, se lleve de acuerdo con la ley y los reglamentos que lo regulen, adoptando para ello, las medidas necesarias para su correcto funcionamiento.

INFORMACIÓN A LOS ENTES DE VIGILANCIA Y CONTROL

Decreto 427 de 1996

Artículo 15^o. Sin perjuicio de la obligación de las entidades registradas de presentar a la correspondiente entidad de vigilancia y control los informes y documentos que ésta solicite en cualquier momento, las Cámaras de Comercio suministrarán cada tres meses a las autoridades que ejercen la vigilancia y control sobre las personas jurídicas a que se refiere este decreto, una lista de las reformas de estatutos y entidades inscritas durante este periodo. Esta lista sólo mencionará las inscripciones realizadas, sin alusión a su contenido. Además, se podrá remitir por medio magnético, si lo acuerda la Cámara de Comercio con la respectiva entidad de vigilancia y control.

(...)

LIBROS

Circular Externa No. 10 del 2001 SIC

Num. 1.3.1 Libros para el registro de entidades sin ánimo de lucro

Las Cámaras de Comercio para efecto del registro de las personas jurídicas a que se refieren los artículos 40 y 143 del Decreto 2150 de 1995, llevarán los siguientes libros:

Libro I: De las personas jurídicas sin ánimo de lucro. Documentos que deben inscribirse:

• El certificado de existencia y representación legal, expedido por la entidad competente para efectos del registro de las personas jurídicas actualmente reconocidas.

• La escritura pública o documento privado de constitución, así como las providencias referentes a este acto.

• La escritura pública o documento privado que contenga los estatutos o sus reformas.

• El acta o acuerdo en que conste la designación, remoción o revocación de los representantes legales, administradores o revisores fiscales, así como las providencias referentes a estos actos.

• La disolución y/o liquidación, así como las providencias referentes a estos actos.

• Los actos administrativos expedidos por los organismos encargados de la vigilancia de las personas jurídicas a que se refiere el presente libro, que requieran de esta inscripción.

• Los oficios y providencias que comuniquen embargos y demandas civiles relacionados con derechos cuya mutación esté sujeta a registro, así como la cancelación de los mismos.

• El acto o documento de constitución de las veedurías ciudadanas y de las redes de veedurías ciudadanas.

Libro II. De los libros de las entidades sin ánimo de lucro.

Se inscribirán en este libro:

Los libros de contabilidad, de actas y demás respecto de los cuales la ley establezca esta formalidad.

Apertura de libros de registro

Circular Externa No. 10 de 2001 SIC

Num. 1.4.2

Todos los libros de registro que deben llevar las Cámaras de Comercio serán identificados previamente a su utilización mediante un sello impuesto por la Cámara de Comercio en cada una de sus hojas útiles.

En la primera hoja del libro se insertará una constancia firmada por el representante legal de la entidad o el funcionario en quien este delegue dicha facultad, la cual contendrá los siguientes datos:

• Cámara de Comercio a que pertenece

• Fecha

• Uso a que se destina

• Número de hojas útiles

UTILIZACIÓN DE MEDIOS MAGNÉTICOS

Cuando se adopten métodos magnéticos, informáticos o cualquiera otro que permita realizar trámites frente a las Cámaras de Comercio sin necesidad de papel, el costo de los elementos indispensables para proceder en tal sentido no podrá superar el previsto para el método ordinario correspondiente.

Los libros podrán ser llevados en medio magnético. Para tal efecto, cada Cámara de Comercio interesada deberá acreditar ante la Superintendencia de Industria y Comercio que el sistema que se pretende implementar brinda la seguridad requerida y que el mismo asegura al público el fácil acceso y sin costo alguno a la información consignada en el libro que se sistematiza